A kiválasztás folyamata

A kiválasztás folyamata

Már tisztában vagyok a problémákkal, igényekkel. Hogyan találom meg a legjobb megoldást?

A problémák, igények felmérését, azonosítását követően már célirányosan lehet tájékozódni a lehetséges megoldások felől. Fontos és érdemes utánajárni annak, hogy a hasonló iparágakban milyen megoldások terjedtek el, azokról milyen vélemények lelhetőek fel. A begyűjtött információk alapján mérlegelhető, hogy édemes-e már kész, tág körben elterjedt, széleskörű tapasztalatokon alapuló rendszert keresni, vagy pedig egy túlnyomórészt a speciális igényekre szabott, egyedi fejlesztésű alkalmazás tűnik a megfelelő választásnak. Ez a választás nagyon lényeges, mert egészen más koncepció húzódik mögöttük, más-más típusú költségekkel, ráfordításokkal kell számolni az egyik, és a másik esetben is, ennél fogva nehezebben is vethetőek össze az ilyen eltérő konstrukciójú megoldásokra szóló árajánlatok.

Azt is érdemes feltérképezni, hogy az egyes megoldások mögött milyen kapacitások, szállítók és fejlesztők állnak. Egy nagy múltú megoldásszállító nyilvánvalóan nagyobb kapacitással és partnerbázissal rendelkezik, amely hosszútávú biztonságot nyújt, hiszen egy ilyen gyártó termékét választva a vállalkozás napi munkájának alapjául szolgáló szoftver működése, fejlődése nem egyetlen szállító meglétének, a vele kialakuló kapcsolatnak a függvénye.

Ennyi információ már elég az szállítói ajánlat(ok)hoz?

Teljesen részletes ajánlathoz még nem, ezek az információk a kellő alapok a lehetséges szállítók kiválasztásához, a velük folytatott beszélgetéshez, egyeztetéshez. Ezzel arra a nagyon fontos dologra is utalunk, hogy csak egy személyes találkozót követően lehet olyan ajánlatot adni, amely tényleg arról a megoldásról szól, amire a vállalkozásnak szüksége van.

Az egyeztetések során, az ajánlatokban előfordul számos olyan kifejezés, fogalom, amelyek alatt sokszor nem ugyanazt értjük, ezeket még az ajánlatadás előtt célszerű tisztázni.

Mint említettük az eddig információk a kiindulást jelentik a szállítókkal való egyeztetésben, azok ennyi e-mailben vagy telefonon kapott információ alapján a legritkább esetben tudják eldönteni, hogy milyen megoldás lenne a legjobb az ügyfélnek.

Egy személyes találkozó során olyan, az előre összegyűjtött információkra alapuló kérdések is felmerülnek, amelyekre Ön nem is gondolt, nem is gondolhatott, azonban a megfelelő megoldás kiválasztásához, azok megtervezéséhez nagyon is lényegesek (pl. milyen infrastruktúra működik a cégnél, rendelkezésre állnak-e már a szükséges hardvereszközök, stb).

Hány szállítótól érdemes ajánlatot kérni?

Érdemes legalább 2-3 szállítóval eljutni a személyes találkozóit, ajánlatadásig annak érdekében, hogy több megoldási lehetőség közül is választhasson.
Azonban túlzásba sem szabad vinni, mert a túl sok szállító esetén jelentősen megnő a döntéselőkészítés folyamata, amivel amellett, hogy feleslegesen fecséreljük a magunk és a lehetséges szállítók idejét, még az is szinte biztos, hogy nem jut mindenkire/mindenre elég idő, így csökken a jó választás és a projekt sikerének esélye.

Mit kell tartalmaznia egy szállítói ajánlatnak?

A legtöbb szállító a saját formátumában, szerkezetében állítja össze az ajánlatát, azonban érdemes lehet tisztázni velük az ezzel kapcsolatos elvárásokat.
Az ajánlatokat könnyebb akkor összehasonlítani, ha a beruházással kapcsolatos költségek csoportosítva szerepelnek licencdíjak, hardvereszközök és munkadíjak megbontásban. A beruházásnak nem képezik részét, de ugyanolyan fontos tényezők a folyamatos költségek, továbbá az egyéb általános díjak is.

Döntő lehet, hogy az ajánlatból visszaköszönnek-e az egyeztetések során elhangzott igények, az ajánlat a konkrétan ezek kielégítésére szolgáló megoldásról szól-e.

A választás során az is támpontul szolgál, hogy az ajánlatban a szállító hivatkozik-e a bevezetés során alkalmazandó módszertanra, ugyanis tapasztalt, nagy gyakorlattal rendelkező szállítók olyan kipróbált szisztéma szerint dolgoznak, amely mindkét fél számára biztosítja a projekt tervezhetőségét, átláthatóságát, nyomonkövethetőségét.

A váratlan meglepetések elkerülése érdekében az ajánlatnak nem csak a megoldás közvetlen beruházási költségeit kell tartalmaznia, de ki kell térnie a rendszer kiépítéséhez szükséges hardvereszközök és alapszoftverek tételes felsorolására is.

Fontos szempont, ezért az ajánlatban helyet kell kapnia a projekt várható időtartamának, a teljesítési és fizetési mérföldköveknek, határpontoknak.

Az ajánlatnak ki kell térnie az éles indulást követő kapcsolódó szolgáltatásokra, azok tartalmára és árára is.

Az ilyen részletességű ajánlat összeállításakor minket az vezérel, hogy mivel ennek a területnek mi vagyunk a szakértői, ezért nekünk kell azzal is segítenünk az ajánlatunk olvasójának dolgát, hogy minden olyan részletre kitérünk, ami a reménybeli közös munkánkat befolyásolhatja.
Még a mindezek figyelembevételével készült ajánlatok között is jelentős különbségek lehetnek (pl. különböző licencelvek), de az lényeges, hogy az ajánlat ezeket témaköröket tartalmazza, kifejtse, számszerűsítse, mert ezek bármelyike nélkül az nem tekinthető teljesnek, megbízhatóan értékelhetőnek.

"Látatlanban" kell dönteni, vagy lehet bemutatót, demot kérni a szállítóktól?

Szándékosan hagytuk a végére a rendszer bemutatását! A tapasztalataink alapján úgy gondoljuk, hogy az első találkozó nem alkalmas a rendszer bemutatására, hiszen akkor az Ön cégével, igényeivel ismerkedünk. Sokan már ekkor szeretnék látni a rendszert, holott még az igényeikkel sem vagyunk tisztában. Mások demo rendszert szeretnének, mikor még azt sem tudjuk, hogy milyen rendszerre fogunk ajánlatot tenni.

Véleményünk szerint a bemutatónak és -, már ha van, - a demo rendszer tesztelésének, nem az első találkozó alkalmával kell megtörténnie. Az első találkozón folyó beszélgetések komoly koncentrációt, folyamatos figyelmet igényelnek mindkét részről. Ha olyan témák is terítékre kerülnek, amelyekre még megfelelő felkészülés mellett sem gondolt volna egyik fél sem a találkozót megelőzően, az igénybevétel még inkább fokozódik. Figyelembe véve, hogy a részletes felmérés általában 2-4 órát vesz igénybe, de speciális, rendkívül összetett igények esetén ennek már a dupláját is töltöttük el egy-egy ilyen találkozón, könnyen belátható, hogy egy kimerítő beszélgetést követően a bemutatóra csak annak minőségének rovására lehetne sort keríteni.

A demo rendszereket nem tartjuk alkalmasnak arra, hogy az érdeklődők az alapján alkossanak véleményt egy-egy termékről. Általában az integrált vállalatirányítási rendszerek komplex megoldások, ami egyben azt is jelenti, hogy az üzleti folyamatok többféleképpen is leképezhetők bennük, számtalan beállítási lehetőséggel rendelkeznek. Nem véletlenül jelentős eleme egy ilyen rendszer bevezetésének a tanácsadás: az igények alapján történő beállítások, testreszabások nélkül sokszor egészen más képet mutat a rendszer, a rendszer oktatásáról nem is beszélve; ezek nélkül könnyen olyan következtetésre lehet jutni, hogy a rendszer nem nyújt megoldást az igényekre.

Sokkal megfelelőbb megoldásnak tartjuk a szakember által történő bemutatását a rendszernek. Tapasztalataink azt mutatják, hogy az első ismerkedő, felmérő beszélgetést követően célirányosan fel lehet készülni a bemutatóra, el lehet dönteni, hogy milyen megoldást tartunk alkalmasnak, milyen funkciókra érdemes kitérni. Ezzel elkerülhető az általános rendszerbemutatókat övező unalom, és az azt követő csalódottság. Szeretjük a konkrét igényekre kihegyezni a bemutatóinkat, mert ugyan fontos az adott rendszer minden előnyös tulajdonsága, funkciója, de a hallgatóságot leginkább mégiscsak az érdekli, hogy az ő problémáira szolgáló megoldások is részei-e a rendszernek.

Hogyan lehet "valódi" képet kapni az ajánlatokban szereplő megoldásokról?

Erre is van mód, legalábbis megfelelő megoldás és szállító esetén. Mivel lehet abban bízni, hogy a jelentősebb referenciákkal rendelkező megoldásszállítók kiforrottabb, a felhasználók igényeihez jobban illeszkedő megoldást kínálnak, érdemes referenciát kérni a szállítóktól.
A referencia lehet írásos anyag, de lehet egy telefonbeszélgetési, sőt, akár egy személyes találkozási lehetőség is olyan vállalkozások vezetőivel, akiknél a ugyanazt a rendszert az adott szállítói vezette be. Referenciacéget úgy érdemes választani, hogy minden szempontból a lehető legjobban hasonlítson az Ön vállalkozásához. A referencia alapján képet kaphat a kínált megoldással kapcsolatos gyakorlati tapasztalatokról, és nem utolsósorban magáról a szállítóról is.

Végezetül, de nem utolsó sorban, a megfelelő szállító és megoldás kiválasztásának nem szabad csak árkérdésnek lennie, hiszen ez egy hosszú távú kapcsolat kezdete, amely akkor lesz gyümölcsöző mindkét fél számára, ha kölcsönös szimpátián és bizalmon alapul.

Ajánlatkérés