Amit a projektről tudni kell

Amit a projektről tudni kell

Megszáradt a tinta a szerződésen. Hogyan indul a projekt?

Első lépésként célszerű egy olyan megbeszélést (kick-off meeting) szervezni, aminek a célja a projekt lépéseinek részletezése, azok ütemezése, felelősök hozzájuk rendelése mindkét fél részéről, a projekt során elkészítendő dokumentumok körének meghatározása, az elfogadott kommunikáció formájának tisztázása. Mindezt mindenképpen rögzíteni kell az ún. projektalapító dokumentumban, ami a későbbiekben minden érintett számára támpontként szolgálhat ezen kérdésekkel kapcsolatban.

Hogyan kell lezajlania egy ilyen projektnek?

A projekt a szükséges hardvereszközök, alapszoftverek megrendelésével és szállításával kezdődik. Ezeket az eszközöket üzembe kell állítani. Ezt követően kerülhet sor a kiválasztott rendszer licenceinek szállítására, a rendszer telepítésére.

A következő lépés az ajánlatban is szereplő üzleti igények részletes felmérése. Ez a funkcionális területek kulcsfelhasználói részére jelent komoly feladatot. Ezen kulcsfelhasználók megfelelő kiválasztása, az aktív résztvételük mindenképpen kritikus a projekt kimenetele szempontjából, mivel ezen felmérés alapján készül el a projekt alapdokumentuma, a koncepcióterv.

A koncepcióterv nem általánosságok gyűjteménye, hanem a cég üzleti folyamatainak, igényeinek, elvárásainak részletes, részterületekre bontott leírása. Egy ilyen dokumentum elkészítésével sok kellemetlenségtől kímélheti meg magát mindkét fél, tekintve, hogy ez a dokumentum tartalmazza mindazokat az elvárásokat, amelyeket a szállítónak a projekt során meg kell valósítania.

A koncepcióterv elfogadása, átvétele után kezdődhet a megvalósítás. Ilyenkor a feladatok már párhuzamosan végezhetőek. Amíg az ügyfél az egyeztetett ismérvek alapján előkészíti a migrálandó állományokat, jellemzően törzsadatokat (pl. cikk-, partnertörzs), a szállító végzi a rendszer paraméterezését, testreszabását, az egyedi bizonylatformátumok, riportok elkészítését, a szükséges kiegészítések specifikálását, fejlesztését.

A migrálandó állományok átadását, ellenőrzését követően az adatok importálásra kerülnek a rendszerbe.

Ekkorra már tulajdonképpen készen áll minden, de mielőtt birtokba vennék a rendszert a felhasználók, be kell nekik mutatni az új rendszert. Az oktatást igyekszünk az éles indulás időpontjához közel megtartani, így megelőzhető az, hogy a látottak, hallottak a feledés homályába merüljenek mire ténylegesen használni kellene azokat. Az oktatás mindig tematikusan épül fel, a felhasználókat kisebb csoportokba szervezve történik általában az ügyfél telephelyén.

Mivel az oktatás is az éles rendszerrel teljesen megegyező tesztkörnyezet használatával zajlik, ami korlátlanul rendelkezésére áll a felhasználók számára, így abban szabadon lehet gyakorolni, tesztelni.

Az éles indulást megelőzően a legtöbbször szükség van az induló készletadatokra, amit vagy a meglévő rendszerből lehet kinyerni, vagy egy tényleges leltár eredménye kerül betöltésre.
Az éles indulás első napjaiban a helyszínen kell támogatást nyújtani a felhasználók részére a napi feladatokhoz, lépésekhez szükséges funkciók felelevenítésével, az első mozdulatok közös megtételével az új rendszerben.

Ajánlatkérés