Saját igények felmérése

Saját igények felmérése

Nem könnyű kérdés, még akkor sem, ha konkrét tapasztalataink vannak arról, hogy mi okoz problémát, mi nem működik, milyen információk hiányoznak a napi döntéseink során. Tapasztalatból tudjuk, hogy minden cégvezetőnek, tulajdonosnak más és más dolog fontos, eltérő problémákra keresnek megoldást. De nem csak a problémák másak, hanem a cégvezetők „fájdalomküszöbe” is, amely alatt a feltorlódó problémák által okozott gondok mértékét értjük. Egyes vezetőknél rendkívül alacsony, másoknál pedig kifejezetten magas ez a szint, így a problémák okozta „fájdalomra” is eltérő gyorsasággal és mértékben reagálnak. Ami közös bennük, hogy a kezeletlen helyzetből adódó és közvetlenül érzékelhető hátrányok már meghaladják a vezetők által még tolerálható szintet, amire az egyik lehetséges válasz lehet egy új ügyviteli/ vállalatirányítási rendszer.

Az alábbiakban pontokba szedtük a legfontosabb kérdéseket és válaszokat, amelyek a cégvezetőkkel folytatott találkozók során hangzottak el, és egyfajta kiskáté formájában gondoltuk közreadni.

Honnan tudható, hogy egy vállalkozás „megérett” egy új vállalatirányítási rendszer bevezetésére?

Nagyon nehéz általános, minden cégre állandó recepttel szolgálni, hiszen a problémák igen egyediek, legtöbbször meglehetősen összetettek. Azonban vannak olyan problémacsoportok, amelyek - ugyan eltérő súllyal, de - szinte kivétel nélkül előfordulnak valamennyi vállalkozásnál. Fontos, hogy a felsorolás nem jelent fontossági sorrendet és nem tartalmaz minden lehetséges problémát sem.

Egyáltalán nem, hiányosan, vagy csak késve állnak rendelkezésre a napi üzleti döntésekhez szükséges adatok (pl. készletadatok a beszerzéshez, lejárt vevőtartozások kimutatása, pontos pénztári egyenleg, stb.)
Az üzleti események adminisztrálására fordított idő érezhető módon és aránytalanul megnőtt (pl. ugyanazt a törzsadatot, bizonylatot több rendszerbe/szoftverbe is be kell rögzíteni; tipikus példa, hogy a készletnyilvántartó rendszerben kezelik a vevői rendeléseket, abban állítják ki a szállítóleveleket, a számlák azonban már egy számlázó programban készülnek).

A többszörös adatrögzítés miatt megnő az adatok (pl. cikkek, partnerek) duplikálásának esélye, ami növeli a tévedés és hibázás valószínűségét.
Nem átlátható az üzleti folyamatok egésze egyben, ehhez több, egymástól elszigetelt forrásból származó adathalmazt kellene szintetizálni, vagy az egyes részek, területek önálló adataira kell hagyatkozni, amely egyfajta kiszolgáltatottság érzését keltheti a cég vezetőiben.

A naprakész vezetői kontroll hiánya miatt utólag derül fény olyan negatív eseményekre (pl. készlethiány, vevői hitelkeret túllépése, stb.), amelyek a megfelelő információ ismeretében elkerülhetőek, megelőzhetőek lehettek volna, a következményeik utólagos kezelése jelentős többletköltséggel jár.
A feladatok nem delegálhatók, mert a végrehajtásukat nem lehet hatékonyan ellenőrizni, így a tulajdonos/menedzser kénytelen a cégvezetés rovására a napi operatív teendőkkel foglalkozni.

Mint jeleztük, a felsorolás nem teljes, olyan problémákat tartalmaz, amelyek felbukkanása egy vállalkozás életében biztos jele annak, hogy érdemes fontolóra venni egy új vállalatirányítási rendszer bevezetését. Tisztában lévén azzal, hogy számtalan vállalkozás sok egyéb problémával szembesül, akár magára ismert a fenti felsorolás bármelyikében, akár nem, kérjük, olvasson tovább, mert megpróbálunk a segítségére lenni abban, hogy azonosítsa az Ön problémáit.

Hogyan érdemes rendszerezni a vállalkozás problémáit, igényeit?

Mindenekelőtt végig kell gondolni, hogy min szeretne változtatni, majd érdemes pontokba szedve leírni, amivel elégedetlen (pl. nem naprakészek a készletadatokat; a vevőkhöz nem lehet egyedi árakat rendelni; a kinnlevőségek kimutatása körülményes, stb.).

A problémákat célszerű funkcionális területenként csoportosítani (pl. beszerzés, értékesítés, könyvelés, stb.), és fontossági sorrendbe rendezni őket a legégetőbbektől azok felé, amelyek felmerülnek ugyan, de akár a továbbiakban is együtt tudnának élni velük.

A problémákon túlmenően természetesen az azokkal, illetve az azoktól független igényeket is érdemes összefoglalni, és hasonlóképpen rendszerezni.

Ki tudja azonosítani és rendszerezni a problémákat, megfogalmazni az igényeket?

Ez lehet maga a cégvezető, tulajdonos, de lehet egy megbízott vezető is. Fontos olyan személyre bízni, aki kellő rálátással rendelkezik a vállalkozás folyamataira, bírja a cégvezetés, tulajdonosok bizalmát, valamint kellő jogosítványokkal rendelkezik a későbbieken esetlegesen végrehajtandó változások levezénylésére is.

Ajánlatkérés